У всех нас много целей и желаний. Мы хотим проводить время с близкими, заниматься саморазвитием и хобби, следовать за своими целями, наносить кому-то пользу. И для всего этого рано или поздно приходится освобождать время и силы от работы, которая, как известно, займет все отведенное для нее время.
Даже если работа любимая и интересная — тем более нужно защищать от нее другие сферы своей жизни, чтобы не спустить под откос что-то важное, пока увлеклись новым проектом или обучением. Если сейчас вам 25-35 и у вас главное интерес в работе — поверьте, в 40-50 вы будете жалеть, что упустили какие-то другие сферы своей жизни или не двигались к другим своим глобальным целям.
Когда у нас несколько проектов — нужно делить время и силы между ними, чтобы они двигались планомерно, а не рывками, паузами и откатами.
И, наконец, бывают моменты, когда нужно поставить приоритетом какую-то другую часть жизни, сократив работу до минимума. Но при этом не запустив ее и не потеряв в ней доход, движение по стратегии, утепленных клиентов, планы развития, производства, сезон. В такие моменты становится особенно важным умение поддерживать все жизненно важные бизнес-процессы за 30-90 минут в день.
Что для этого нужно:
. Умение говорить «нет».
Любая расстановка приоритетов, любое достижение целей и желаний, успеха в бизнесе или проф. деятельности — это всегда мы чему-то говорим «нет».
В том числе нам приходится выбирать, к чему из нашего разброса целей и хотелок мы действительно хотим и намерены идти, а что нам не особенно важно. Или лишь висит отвлекающей галочкой в списке целей и порождает самогнобление и прокрастинацию.
. Рычаговые действия.
Нужно уметь выбирать и знать в своей деятельности те действия, которые действительно приносят нужную отдачу с минимальными затратами времени и сил. И отделять их от шелухи, которая лишь имитирует бурную деятельность.
. Оптимизировать всё, что можно.
Начинаем делать что-то, что явно будем делать еще не раз — сразу создаем файлик или заметку, в чем еще вы ведете процессы, с названием «Шаблон» и накидываем туда «рыбу» будущего шаблона, чек-листа, инструкции для сотрудников. Постепенно допиливаем, вылизываем.
Речевки, ответы клиентам получились хорошие — сразу скопировали в файлик с речевками. Потом долижем, сейчас главное сохранить, т.к. через час или через день половина из нас уже точно искать по переписке не будет.
Сервисы закладок — изучаем как свое рабочее место. Формируем в них «дашборды» и списки страниц, которые часто используем, так, чтоб за 1 клик открыть все нужные для текущего бизнес-процесса страницы и сервисы. Кажется мелочью, а поиск их по «Избранному» и истории или набор лапками, вспоминание, что еще в этом бизнес-процессе нужно делать, или забывание и переделка позже — 15-45 минут в день легко.
Аналогично — эргономика оффлайновых инструментов.
Использование диктофонов, расшифровка голосовых заметок в текст, найронки, которые быстро накидают список нужной литературы или соберут саммари (осторожно, многие врут безбожно, поэтому нужно изучать, кто из них что умеет делать без вранья).
. Все затраты считать в часах своей работы и жизни.
Хочется такую-то покупку — на нее мне нужно поработать столько-то часов, дней или недель.
Хочется заняться таким-то проектом или хобби — на него мне нужно затратить столько-то часов жизни. И это будет вместо вот этого и вот этого, что я тоже хочу.
А ведь я еще хотел это, это и вот это. И вообще, я хочу успевать жить!
Возвращаемся к списку хотелок и снова решаем, на что сколько часов или недель своей жизни мы хотим потратить.
. Распределение, какой % времени и ресурсов вы собираетесь тратить на движение к цели 1, какой на цель 2 и т.д.
Пересчитайте это в часы в неделю, месяц, год, 10 лет. Чтобы было наглядно, на какие цели времени не осталось, цель там висит в списке целей, но реально у меня на нее остается 0.5 часа в год. И нужно либо что-то менять в распределении ресурсов по другим целям, либо решить, так ли мне нужна эта цель.
Висящая в списке цель «для галочки» — отнимает ресурсы внимания и принятия решений, взамен дает неудовлетворенность, самогнобление и прокрастинацию.
. Выделение слотов в календаре на день/неделю под важные задачи и проекты.
Слот под проект 1, слот под проект 2, слот под главные задачи дня, слот под личные важные задачи.
Важно: в соответствии с тем, как мы распределили % ресурсов по целям.
Чтобы не получалось, что на цель отведено 10%, а слоты под ее задачи едят 50% нашего времени.
. Умение считать отдачу от вложений.
«Я сейчас вот в это вложу 200к, а потом мне это отобьется».
«Я сейчас вот в это вложу 400 часов времени, а потом мне это вернется сторицей».
А потом вернется 160к или сменим вид деятельности раньше, чем получили отдачу от этих 400 часов времени.
Нужно считать отдачу в цифрах, а не абстрактно.
. Делать задачи в наиболее эффективное для них время.
Наблюдать за собой. Утром у меня много идей и креативности. Спросонья я встаю с пачкой идей, и еще под душем набегают идеи. После обеда сонливость и спад. Во второй половине дня уже ничего не хочется, приходится заставлять себя.
Кладем диктофон у подушки и рядом с душем, ставим после обеда легкую физуху или рутину, или что-то, что радует и драйвит, чтобы взбодриться. Послушать любимую музыку, поиграть на музыкальном инструменте, если это ваше хобби. Не назначаем на вторую половину дня сложные умственные и креативные задачи, но можно поставить что-то на пассивное восприятие (погулять, послушать лекцию, почитать) или успокоиться и назначить на вечер общение с друзьями. Если работать вооообще не прет — лечь пораньше спать, с утра встать с новыми идеями.
Разумеется, я перечислила паттерны конкретных людей — у вас они могут быть совсем другие. Например, у вас может быть пик активности во второй половине дня. Хотя у большинства все-таки во второй половине дня уже спад и застой.
* Если вы утром встаете без энергии и идей — это говорит о не очень хорошем качестве сна, неправильно проведенном вечере перед сном, неподходящем времени подъема или недостаточном/излишнем количестве сна. В норме люди с утра встают восстановившимися, наполненными энергией, с новыми идеями. А правильно организованное утро добавляет энергии и дает толчок для работы над наиболее сложными проектами и задачами.
___________
У большинства из нас с вами есть важный дар: нам не нужно отсиживать на работе от звонка до звонка. Мы можем все рабочие и бытовые задачи делать в наиболее подходящее для них время, а это сокращает время на выполнение этих задач в 1.5-4 раза!
___________
. Умение вставать с рабочего места, когда время на работу закончилось.
Неочевидный лайфхак, который взрывает продуктивность и увеличивает ее в несколько раз.
Когда мы растягиваем работу до бесконечности — мы 1-3 часа работаем продуктивно и еще 6-8 просто «отсиживаем». Имитируя высокоэффективную занятость естессно, но в реальности те же задачи мы могли бы сделать за 1-2 часа, если бы у нас на это было только 1-2 часа за день.
Когда мы знаем, что через 2 часа нам куда-то выходить, и растянуть работу не вариант — вспомните, насколько быстрее вы делаете всё то же самое.
В каждом виде деятельности мы эффективны лишь ограниченное количество времени в день. Обычно в пределах 1-4 часов в день. Дальше уже начинается неэффективное растягивание задачи. Поэтому хоть желание доделать всё сегодня и заложено в нашу психику, но чередование задач и умение сказать «Всё. Остальное завтра» — очень важно.
Попробуйте в порядке эксперимента и тренировки поставить таймер или будильник на завершение работы. Попрактикуйте несколько дней и посмотрите, как изменится ваша скорость работы и концентрация на ней.
___________
Умение уложить работу в 1-2 часа в день — может и не понадобится вам постоянно. Но это важный навык, который в разы увеличит вашу скорость работы, КПД, распределение времени и сил между рабочими и бытовыми задачами. Качество жизни. Умение выделять время и силы на нерабочие сферы жизни, которые для вас важны и на которые сейчас ресурсы выделяются по остаточному принципу.
Умение поддерживать все жизненно важные бизнес-процессы за 30-90 минут в день пригодится в ситуациях, когда нужно перераспределить внимание и ресурсы на что-то другое, но при этом не спустить работу под откос.
Попробуйте просто в порядке тренировки и освоения нового навыка уложить работу в 1-2 часа в день. Хотя бы на 2-3 недели, сейчас лето, самое время для таких экспериментов. Если у вас несколько проектов — 1-1.5 часа на каждый.
Посмотрите, насколько изменится ваша скорость работы и концентрация.
Сколько времени у вас останется на вашу жизнь.
Как изменится ваше качество жизни.
Насколько это будет мотивировать и вдохновлять вас, подпитывая, в свою очередь, вашу рабочую часть жизни.
Потом можете вернуться к своему привычному 4-10-часовому рабочему дню, если захотите. Можно устроить себе небольшой полу-отпуск, когда погода и загрузка позволяют, и попробовать освоить новый полезный навык в работе, который еще не раз пригодится.
___________
P.S. Разумеется, я здесь не говорю про делегирование. Предполагаю, что с этим у вас вопрос решен или вы знаете, что его нужно решать.
Но на управление сотрудниками, набор, обучение, ввод в должность, контроль, опять обучение — вот на это нужно уметь укладываться в 30 минут-2 часа в неделю (! в неделю), чтобы у вас оставалось время, силы, креатив, внимание и память на свои высокоуровневые и стратегические задачи.
Если управление сотрудниками и решение их проблем требует больше времени — чаще всего нужно обучать их и тренировать себя. Чтобы давать им/требовать от них работать самостоятельно, набирать их опыт, расти и становиться самостоятельными единицами, которые смогут не угробить ваше Дело, пока вы в отпуске или решаете внезапно свалившиеся на вас задачи в другой сфере жизни.